E-postaları arşivlemek, gelen kutunuzu düzenli tutmanın en iyi yollarından biridir. Bunu Outlook’ta yapmak istiyorsanız, şanslısınız. Web için Outlook ve Masaüstü için Outlook, e-postalarınızı kolaylıkla arşivlemenize olanak tanır. Bu yazıda, e-postalar bilgisayarınızdaki Microsoft Outlook’ta arşivlemenin en iyi yollarını ele alacağız.

Outlook’ta Arşiv Nedir?

Outlook ve e-posta bağlamında, bir arşiv temel olarak ana gelen kutunuzdan ayrı tutmayı seçtiğiniz tüm e-postalardır. Web için Outlook’ta bir e-postayı arşivlemek, e-postaları ana gelen kutusu klasöründen Arşiv klasörüne taşımak anlamına gelir.

Masaüstü için Outlook’ta bir e-postayı arşivlemek, temel olarak e-postalarınızı ana Outlook PST dosyasından yeni bir PST dosyasına taşımak anlamına gelir. Bu PST dosyasında gezinebilir ve içindeki tüm arşivlenmiş e-postalarınıza istediğiniz zaman erişebilirsiniz. Outlook’u kullanmaya yeni başlıyorsanız, Web için Outlook ile masaüstünü karşılaştırın ve hangisinin ihtiyaçlarınıza uygun olduğunu görün.

Tüm E-posta Hesaplarınız İçin Outlook Arşivini Kullanabilir misiniz?

Outlook’ta Arşiv özelliğini kullanamayacağınız iki durum vardır. İlk olarak, bir Exchange Server e-posta hesabınız varsa ve kuruluşunuz Microsoft Exchange Server Çevrimiçi Arşivi kullanıyorsa, yerel Outlook arşiv özelliğini kullanamazsınız. İkincisi, ağ yöneticiniz arşiv özelliğini devre dışı bıraktıysa, e-postalarınızı da arşivleyemezsiniz. Bu iki durumda da yardım almak için kuruluşunuzun ağ yöneticisiyle görüşün.

Web için Outlook’ta E-postalar Nasıl Arşivlenir?

E-postalar Web için Outlook’ta arşivlemek, bunu masaüstü uygulamasında yapmaktan daha kolaydır. Birkaç seçeneğe tıklamanız yeterlidir ve seçtiğiniz e-postalar arşivlenir. İşte bunu nasıl yapacağınız;

1. com’a gidin ve e-posta hesabınıza giriş yapın.
2. E-postalarınızın bulunduğu soldaki klasörü tıklayın.
3. Sağ bölmeden arşivlemek istediğiniz e-postaları seçin.
4. Üst menü çubuğunda Arşiv yazan seçeneği tıklayın.
5. Bir e-postayı yanlışlıkla arşivlediyseniz, işleminizi geri almak için alttaki Geri Al’ı tıklayın.

Soldaki Arşivle’yi tıklayarak tüm arşivlenmiş e-postalarınızı görebilirsiniz. Arşivlenmiş bir e-postayı ana klasöre geri taşımak isterseniz, o e-postayı Arşiv klasöründe bulun, e-postayı tıklayın, en üstteki Şuraya Taşı’yı tıklayın ve e-postayı nereye taşımak istediğinizi seçin.

Outlook’ta E-postaları Otomatik Olarak Arşivleme

Masaüstü için Outlook’ta e-postaları otomatik veya manuel olarak arşivleyebilirsiniz. Bu bölümde, masaüstü için Outlook’ta otomatik arşivleme özelliğinin nasıl kullanılacağını ele alacağız.

Otomatik Arşiv, e-postalarınızı Outlook uygulamasında otomatik olarak arşivlemeye yardımcı olan özelliğin adıdır. Bu özellik, önceden tanımlanmış bir süre geçtikten sonra e-postalarınızı ana klasörlerinizden arşive gönderir. Bu özellikte çeşitli seçenekleri yapılandırabilirsiniz ve aşağıdaki adımlar tam olarak bunu nasıl yapacağınızı açıklar;

1. Bilgisayarınızda Outlook’u açın.
2. En üstteki Dosya’ya tıklayın ve ardından sol kenar çubuğundan Seçenekler’i seçin.
3. Soldaki Gelişmiş seçeneğini tıklayın.
4. Sağ bölmede Otomatik Arşiv’i bulun ve Otomatik Arşiv Ayarları düğmesini tıklayın.
5. En üstteki Otomatik Arşivlemeyi Çalıştır seçeneğini işaretleyin ve özelliğin Outlook’unuzda ne zaman çalışacağını belirtin.
6. Arşivleme için varsayılan klasör ayarları bölümünde, bir öğenin ne zaman arşivleneceğini seçin. Temel olarak, Outlook içeriğinizin yaşını belirtiyorsunuz.
7. Gözat’a tıklayın ve arşiv dosyanız için hedef klasörü seçin. Bunu yalnızca varsayılan Outlook PST dizinini beğenmediyseniz yapmanız gerekir.
8. Son olarak, değişikliklerinizi kaydetmek için alttaki Tamam’a basın.

Outlook’un e-postalarınızı otomatik olarak arşivlemesini durdurmak isterseniz, Otomatik Arşiv özelliğini devre dışı bırakabilirsiniz. Bunu yapmak için;

1. Bilgisayarınızda Outlook’u açın.
2. En üstteki Dosya’yı tıklayın ve soldaki Seçenekler’i seçin.
3. Soldaki Gelişmiş seçeneğini tıklayın.
4. Sağ bölmede Otomatik Arşiv Ayarları’na tıklayın.
5. En üstteki Her Otomatik Arşivi Çalıştır seçeneğinin işaretini kaldırın.
6. Alt kısımdaki Tamam’ı tıklayın.

Outlook’ta E-postaları Manuel Olarak Arşivleme

E-posta arşivleri üzerinde daha fazla kontrol sahibi olmak için, e-postaları Outlook’ta manuel olarak arşivleyebilirsiniz. Bu, ana e-postalarınızı ihtiyaç duyduğunuzda ve istediğiniz zaman arşive göndermenizi sağlar. Bu yöntemi kullanmak için;

1. Bilgisayarınızda Outlook’u açın.
2. Sol üst köşedeki Dosya’yı tıklayın.
3. Soldaki Bilgi sekmesini seçin.
4. Araçlar için aşağı ok simgesine tıklayın ve Eski Öğeleri Temizle’yi seçin.
5. Manuel e-posta arşivinizi yapılandırmanıza izin veren bir iletişim kutusu görüntülenir.
6. En üstte, arşivinize ne ekleyeceğinize karar vermenizi sağlayan iki seçeneğiniz vardır. Kullanmak istediğinizi seçin.
7. Arşivinize eklemek istediğiniz klasörleri seçin.
8. Takvim seçeneğini kullanarak öğelerinizin yaşını seçin.
9. Gözat’a tıklayın ve Outlook arşiv dosyanızı kaydetmek istediğiniz klasörü seçin.
10. Outlook’ta bir e-posta arşivi oluşturmaya başlamak için alttaki Tamam’a basın.

Arşiv oluşturulduktan sonra ortaya çıkan PST dosyasını istediğiniz yere taşıyabilirsiniz.

Outlook’ta Arşivlenmiş E-postalar Nasıl Görüntülenir?

Masaüstü için Outlook’ta arşivlenmiş e-postalarınıza erişmek, Web için Outlook’ta olduğu kadar kolaydır. Arşiv dosyanızı Outlook’a yüklemeniz yeterlidir; arşivlenmiş tüm e-postalarınızı görürsünüz. Bir PST e-posta arşiv dosyasını bilgisayarınızdaki Outlook’a nasıl aktaracağınız aşağıda açıklanmıştır;

1. Outlook’u başlatın.
2. En üstteki Dosya menüsünü tıklayın.
3. Sol kenar çubuğunda Aç ve Dışa Aktar’ı seçin.
4. Sağ bölmede, programa bir PST veri dosyası alırken Outlook Veri Dosyasını Aç’ı tıklayın.
5. Arşiv dosyanızın bulunduğu klasöre gidin, dosyayı tıklayın ve alttaki Aç’a basın.
6. Dosyanız programa yüklenmeli ve ardından arşivlenmiş tüm e-postalarınızı görüntüleyebilmelisiniz.

Birden fazla dosyanız varsa, Outlook PST dosyalarınızı birleştirebilirsiniz.